W każdej firmie istnieje konieczność dbania o dokumentację, związaną z pracownikami. Dopóki firma jest mała i zatrudnia relatywnie małą liczbę osób (w sensie kilka), dokumentacją taką może zajmować się pracodawca osobiście, albo możemy wrzucić te tematy osobie na innym stanowisku jako uzupełnienie jej obowiązków.
Duże firmy posiadają jednak swoje działy HR. W działach tych pracuje często po kilka osób, którym należy płacić. Wynagrodzenie to często jest większe od tego jakie pobierają nasi pracownicy. Czy faktycznie warto jest posiadać osobny dział HR?
Dział HR – ocena przydatności
Jak wspomniano wszystkie duże firmy posiadają własne działy HR. Konkluzja z tego jest taka, że im większa firma tym bardziej dział HR jest nam potrzebny. Skrót HR pochodzi od angielskiego human resources, i oznacza w wolnym tłumaczeniu poszukiwanie pracowników.
Dział taki jednak nie zajmuje się jedynie rekrutacją. Warto wiedzieć za co pracodawca lub dział HR musi odpowiadać, aby określić czy w naszej firmie faktycznie potrzebny jest dział HR.
Za co odpowiada dział HR?
Dział HR odpowiada za całą masę rzeczy. Należą do nich:
1. Rekrutacja pracowników
Rekrutowanie pracownika wcale nie należy do tematów łatwych. Należy wiedzieć jakie cechy kandydat powinien posiadać na oferowanym stanowisku oraz jakie posiada. Innymi słowy należy dopasować kandydata do stanowiska. Inną kwestia to również weryfikacja jego dotychczasowej kariery zawodowej, na podstawie CV;
2. Pilnowanie ewidencji czasu pracy
Ewidencja czasu pracy musi być prowadzona skrupulatnie oraz terminowo. Od tego zależy naliczenie prawidłowej wypłaty oraz wymiaru urlopu wykorzystanego. Jeśli tematy te nie są pilnowane na bieżąco, to zawsze ktoś będzie poszkodowany, albo pracownik, albo pracodawca czyli my.
3. Ustalanie terminów szkoleń oraz badań lekarskich
Ten temat może sprawić najwięcej trudności, a poziom tej trudności wzrasta wraz z ilością pracowników. Szkolenia okresowe BHP pracownicy muszą odbywać regularnie. Bez ważnych szkoleń nie możemy dopuścić pracownika do pracy. Jeśli natomiast uległ by bez szkolenia wypadkowi, to mamy naprawdę duży problem.
Szkolenia dla różnych pracowników odbywają się w różnym terminie, ponieważ są przyjmowanie w różnym okresie czasu. Jeszcze większy problem stanowią badania okresowe, ponieważ niektórzy pracownicy, mają orzeczenie wydawane na krótszy okres czasu niż inny. Potrafi się z tego zrobić niezły galimatias.
4. Zarządzanie zakładowym funduszem świadczeń socjalnych
Jeśli posiadamy takowy fundusz lub chcemy posiadać, to zazwyczaj dział kadr zajmuje się jego zarządzaniem. Zarządzanie to polega na wydawaniu bonów świątecznych, decyzjami o przydzieleniu zapomogi itp. W brew pozorom może być z tym sporo pracy, szczególnie jeśli ustalamy progi dochodowe i pracownicy muszą je deklarować cyklicznie.
Aby wiedzieć czy dział kadr nam się opłaca powinniśmy mieć świadomość, że uchybienia w tematach wymienionych wyżej, mogą skutkować bolesnymi karami finansowymi lub nawet konsekwencjami prawnymi. Kontrole z PIP-u oraz ZUS są dość częste i bardzo drobiazgowe.
| Artykuł powstał we współpracy z Kurs na HR |
